Hoe Trello en Getting Things Done zorgen voor een leeg hoofd, rust, ruimte en productiviteit

7 januari 2022

Inhoudsopgave

Getting Things Done

In Tien Keer Met Pensioen schrijf ik hoe het boek van David Allen mij heeft geholpen om productiever en creatiever te worden, want: your mind is for having ideas not holding them. Het is wel zo dat hij nog een relatief ‘ouderwetse’ manier van organiseren bespreekt in zijn boek met fysieke archiefkasten en dergelijke. Dat is helemaal niets voor een productieve, efficiënte, havermelk drinkende millennial zoals ik die juist minder spullen en dingen in zijn huis wil.

Dit artikel laat zien hoe ik de online applicatie Trello gebruik om te werken met Getting Things Done. Het gaat vast en zeker helpen om al je gedachtestromen te organiseren.


“Your mind is for having ideas not holding them.”

— David Allen


Wat is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done is een methode bedacht door David Allen om je hoofd leeg te maken en georganiseerd te werken. Daardoor ben je niet continu aan andere dingen aan het denken, verbetert je focus en wordt je productiever. Hij heeft er een behoorlijk dik boek over geschreven wat je natuurlijk op Bol kunt kopen maar ik probeer die hele methode dus in één luttel artikel te proppen zodat je nóg meer tijd kunt besparen. Dat is nog eens effectief.

Kort gezegd schrijft Getting Things Done voor dat je elke gedachte, echt elke brainfart waarvan je denkt ‘hier moet ik iets mee’ of ‘dit moet ik niet vergeten’, in een systeem zet. Dan is het namelijk uit je hoofd en heb jij de ruimte om aan mooie, creatieve dingen te denken.

Voor mij is dat systeem dus al jarenlang Trello. In de volgende X stappen lees je hoe het Getting Things Done systeem werkt en wat je in Trello moet doen als jij met GTD wil werken.

Overigens hoeft niet alles in het systeem. Er bestaat een uitzondering die de twee minuten regel wordt genoemd. Kun je iets in twee minuten oplossen of uitvoeren? Ga dan geen moeite doen om het in je systeem te zetten maar doe het gewoon. Oké, let’s go.

 

 

Maak een Trello account en Workspace aan

Als jij een Trello account aanmaakt via mijn referral link, krijg ik een gratis maand premium (wat ik overigens niet gebruik maar je weet maar nooit) en jij kan ook weer al jouw vrienden uitnodigen en vervolgens niets met Premium doen.

Zodra je een Account hebt aangemaakt maak je een Workspace aan die je ‘GTD’ noemt of iets helemaal anders mag ook best, hoor.

trello-gtd-workspace

 

Trello GTD Workspace

Inbox: gooi al je gedachten op een grote hoop

David Allen noemt dit de ‘losse eindjes’ en voor mij is het elke gedachte waar ik nog iets mee wil doen, een film die iemand net heeft aangeraden, een grappige quote die ik hoorde in een gesprek, inspiratie voor een Tien Keer Met Pensioen artikel. Noem maar op. Alles wat jouw gedachten weer zou kunnen verstoren mag hierin gezet worden. Dit is je startpunt.

Als je dit voor de eerste keer doet, mag het beste een grote hoop zijn maar daarna kun je alles heel bevredigend in de juiste vakjes gooien als een ouderwetse postsorteerder.

In Trello, kies je in je Workspace voor een nieuw Board. Uiteindelijk ga je zes (of meer) van deze Boards hebben. Het Inbox board heeft bij mij drie Lijsten:

  • Inbox – hier komen al je gedachten binnen
  • Eerstvolgende Acties – dit is een shortcut naar het Eerstvolgende Acties bord
  • Projecten – dit is een shortcut naar het Projecten bord

GTD Trello Inbox

 

Trello Inbox

Eerstvolgende Acties

Het Eerstvolgende Acties bord bestaat uit meerdere lijsten die de context van de actie bepalen. Zoals je in mijn Inbox kunt zien, moet ik nog ‘Havermelk kopen’. Zodra ik een momentje van nietsdoen heb, kijk in mijn inbox en stop ik alles daaruit in de juiste vergaarbox. ‘Havermelk kopen’ gaat daarom naar de Boodschappen lijst op het Eerstvolgende Acties bord.

Trello Eerstvolgende Acties

 

Eerstvolgende Acties

De lijsten op het Eerstvolgende Acties bord luiden als volgt:

  • Laptop
  • Telefoon
  • Boodschappen
  • Office
  • Thuis
  • Waar dan ook
  • Bespreekpunten
  • Lezen/beoordelen

Hier mag je ook best selectiever in zijn want sommige lijsten gebruik ik echt zelden maar tegelijkertijd heb ik er ook geen last van dus bij mij staan ze er nog.

Zodra ik dus havermelk heb gekocht, selecteer ik die kaart en archiveer ik deze. Opgelost, lekker.

 

 

Wachten Op

De titel van dit bord legt zichzelf al zo’n beetje uit. Hier belanden alle acties waarbij er op iemand gewacht moet worden. Wacht je bijvoorbeeld al weken tot je buurvrouw Truus de suiker terug komt brengen? En denk je op de meest irritante momenten aan? Zodra je dit in de Wachten Op lijst zet, ontstaat er een soort rust in je hoofd want je weet dat jij het in ieder geval niet gaat vergeten.

Tijdens je Wekelijkse Onderhoud (ik leg zo uit wat dit is) kun je dan een moment plannen om bij Truus aan te bellen en je geliefde potje suiker terug te vragen. Of je zet ‘Suiker kopen’ in de Boodschappen lijst. Probleem opgelost en ook dit kaartje kan weer gearchiveerd.

 

 

Projecten

In de GTD methode van David Allen zijn Projecten alles wat meer dan één actie kost. Een project kan dus iets heel groots zijn zoals het kopen van een huis maar ook het repareren van een kapotte kraan.

GTD Trello Projecten

 

Trello Projecten

Later/Misschien

Op dit bord komen alle dingen en dromen die in je hoofd rondspoken maar niet direct in een actie of project kunnen worden omgezet. Ik gebruik hier als lijsten de Droomlijnen van Tim Ferris:

  • Hebben
  • Zijn
  • Doen

Inmiddels staan hier ook lijsten bij (Lezen, Kijken, Menu) waarin ik boekentips, gave films, of goede restaurants in opsla. Als het door iemand wordt aangeraden dan zet ik dat er ook bij dan laat ik diegene in 2056 weten dat ik eindelijk dat ene boek heb gelezen en het zeer interessant maar wel een beetje 2022 vond.

Trello Later Misschien

 

Later/Misschien

Handige checklists

Het Handige Checklists bord bevat, surprise surprise, allerlei handige checklists. Ik heb hier een checklist staan met alles wat nodig is voor het Wekelijks Onderhoud (ik leg zo uit wat dit is) maar ook een reischecklist, handige Chrome extensions voor werk, leuke kennismakingsvragen en meer.

Trello Handige Checklists

 

Handige checklists

Referentiemateriaal

Zo, dan zijn we alweer aangekomen bij het laatste bord. Hopelijk heb je het een beetje kunnen volgen en is het gebruik van Trello om de Getting Things Done methode toe te passen nog steeds een logische keus. Op mijn Referentiemateriaal bord staat van alles waaronder een lijst met Russische woorden die ik van collega heb geleerd, Quotes van allerlei mensen, mijn eigen gedachtespinsels, inspiratie voor verhalen die ik schrijf voor Goed Verhaal, Lekker Podcast.

De quote van David Allen, die nu nog in mijn inbox staat, zet ik op een gegeven moment of tijdens mijn wekelijks onderhoud (ik leg zo uit wat dit is), in de lijst met Quotes.

GTD Refentiemateriaal

 

Trello Referentiemateriaal

 

Wekelijks Onderhoud

Trello is leuk en aardig maar daarnaast hebben we allemaal ook nog een agenda. En die agenda speelt ook een belangrijke rol in de Getting Things Done methode. Sommige actie moeten namelijk op een specifieke dag of tijdstip uitgevoerd worden. Die zet je dus gewoon in je agenda.

Dan nu naar dat Wekelijkse onderhoud. Dit is net zo belangrijk als tandenpoetsen want anders gaat je systeem rotten en stinken. Ik heb elke vrijdag een half uur in mijn agenda staan om langs alle borden te gaan (gebruik makend van de checklist ‘Wekelijks Onderhoud’ en alles bij de juiste lijst te zetten, te archiveren, of in mijn agenda te zetten.

Hierdoor creëer je een systeem waar je op kunt vertrouwen en geeft het dus meer rust wanneer je hier iets in zet. En doordat je wekelijks kijkt naar alle dingen die jij belangrijk vindt, blijf je ook meer ‘in touch’ met je doelen. Win-win.

Before You Go

Hopelijk helpt dit je een beetje om de Getting Things Done methode toe te passen door middel van Trello. De linkjes onder de foto’s van de borden leiden direct naar mijn GTD Workspace. Elk bord kun je ook kopiëren door in het board voor ‘Show Menu’ te kiezen en vervolgens ‘Copy Board’. Weer wat tijd bespaard.

Nieuwste blogposts

Gepubliceerd op 20 juni 2022
Freek Verhaak: Leven met de lasten van een student, het inkomen van een bankier, en de vrijheid van een surfer. 

Freek Verhaak is een echte levensgenieter. Hij en ik raakten met elkaar in contact via LinkedIn omdat we in precies dezelfde periode (allebei tijdens een pensioen) een soortgelijk boek hebben geschreven. Hij schreef In 3 Stappen naar Vrijheid en ik schreef Tien Keer Met Pensioen. 

Gepubliceerd op 13 juni 2022
Jaarlijks Met Pensioen en 2 Ton Omzet met Jorg Ruis

Jorg Ruis gaat jaarlijks twee maanden met pensioen én heeft een omzetdoel van twee ton. Robin en ik wilden wel eens weten hoe hij dit precies voor elkaar krijgt.

Gepubliceerd op 6 juni 2022
Ralf Bodelier Al 3 Keer 'Met Pensioen'

Roben en ik spraken Ralf Bodelier in de Spaardpodcast over zijn kruistocht van Jeruzalem naar Bouillon en het waarmaken van je dromen.